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      國家級GSP認證檢查員:我們是這樣飛行檢查的!

      日期:2018/1/14

      藥品醫療器械飛行檢查,是指食品藥品監督管理部門針對藥品和醫療器械研制、生產、經營、使用等環節開展的不預先告知的監督檢查。檢查步驟表現為飛檢員不聽匯報、不通知企業、直奔檢查現場,其檢查核心暴露企業管理真實情況具有突然性、真實性、針對性

       

      為落實黨中央、國務院對食品藥品監管“四個最嚴”的要求,進一步整頓和規范藥品流通秩序,嚴厲打擊違法經營行為,2016年4月29日,國家食品藥品監督管理總局發布《關于整治藥品流通領域違法經營行為的公告》2016年第94號),對藥品流通領域違法經營行為開展集中整治。

       

      《公告》指出,當前藥品流通領域存在的違法經營行為有:

      (一)為他人違法經營藥品提供場所、資質證明文件、票據等條件;

      (二)從個人或者無《藥品生產許可證》《藥品經營許可證》的單位購進藥品;

      (三)向無合法資質的單位或者個人銷售藥品,向藥品零售企業銷售疫苗,知道或者應當知道他人從事無證經營仍為其提供藥品;

      (四)偽造藥品采購來源,虛構藥品銷售流向,篡改計算機系統、溫濕度監測系統數據,隱瞞真實藥品購銷存記錄、票據、憑證、數據等,藥品購銷存記錄不完整、不真實,經營行為無法追溯;

      (五)購銷藥品時,證(許可證書)、票(發票、隨貨同行票據)、賬(實物賬、財務賬)、貨(藥品實物)、款(貨款)不能相互對應一致;藥品未入庫,設立賬外賬,藥品未納入企業質量體系管理,使用銀行個人賬戶進行業務往來等情形;

      (六)將麻醉藥品、精神藥品和含特殊藥品復方制劑流入非法渠道,或者進行現金交易;

      (七)在核準地址以外的場所儲存藥品;

      (八)未按規定對藥品儲存、運輸、進行濕溫度監測;

      (九)擅自改變注冊地址、經營方式、經營范圍銷售藥品;

      (十)向藥品零售企業、診所銷售藥品未做到開具銷售發票且隨貨同行。

       

      《公告》規定,對存在以上第(一)、(二)、(三)、(四)、(五)項行為的,按照《中華人民共和國藥品管理法》第七十八、七十九、八十一、八十四條“情節嚴重”情形,一律吊銷《藥品經營許可證》,并向社會公開;涉嫌犯罪的,移交公安機關;對企業法定代表人和主要負責人依法納入黑名單管理,并向社會公布其姓名和身份信息;按規定向有關部門通報,實施聯合懲戒。


      本微信公眾號有幸邀請到一位國家級GSP認證檢查員,請他來談談,在藥品醫療器械的飛行檢查中,有哪些心得和體會。(前方干貨滿滿,請掏出小本本記筆記!)

       

       


      藥品經營企業違法行為及重點檢查內容


       

      1
      經營主體違法行為分類
      及檢查依據

      1、無證經營及超范圍經營,《藥品管理法》第14條。

      2、不具備經營條件,《藥品管理法》第15條。

      3、不符合藥品GSP規范,《藥品管理法》第16條。

      4、購銷假劣藥品,《藥品管理法》第48、49條。

      5、從非法渠道購進藥品,《藥品管理法》第34條。

      6、偽造、出租藥品經營許可證照,《藥品管理法》第82條。

      7、經營沒有進口注冊證藥品,《藥品管理法》第39條。

      8、其它:醫院制劑、贈送藥品、私設倉庫等。


      2
      飛行檢查內容

      1、分工協作,根據企業特點開展針對性檢查;

      2、向企業索取購銷流向數據、財務憑證、人員名稱和首營資料等;

      3、做好證據收集、取證工作;

      4、對空調系統溫濕度及報警系統進行檢查;

      5、抽取代表性樣品,對其首營資料與電腦記錄情況比對;

      6、對電腦系統登錄賬號密碼管理、權限設置及登錄日志進行檢查;

      7、對電腦上的QQ、微信及硬盤數據進行檢查;

      8、對購銷存系統抽樣品種銷售額與發票數量進行比對;

      9、對財務憑證、預付、應付款白條及購銷發票進行檢查;

      10、對中藥材收購和銷售情況進行檢查;

      11、對特殊藥品、冷鏈藥品進行檢查;

      12、對可疑情況,開展上下游延伸檢查。

       

      3
      檢查步驟及要點

      固定證據、堵住后路

      1、檢查組分工協作,同時取證

      2、堵住后路:檢查員A負責對倉庫進行檢查,要求倉庫保管員對進銷存時間段內的流水打印或U盤備份,并進行確認,重點檢查發貨區、收貨區、退貨區域內各種票據及貨物,對倉庫操作區內辦公臺、計算機等進行重點檢查,查找證據;檢查員B負責對財務部門進行檢查,重點檢查財務部辦公臺、保險柜、快遞信封等在內的各種來往票據進行收集,要求將時間段內記賬憑證等全部搬至檢查組會議室;檢查員C負責對質量部門辦公室進行檢查,要求質量負責人將企業員工花名冊、聘用合同、培訓資料及關聯交易全部企業及藥品首營資料搬到檢查組會議室。

      3、再次與企業負責人確認,上述資料是否為企業全部真實材料?

      a
      檢查關鍵要點1:
      現場收集證據

      1、收集各種現場票據,對倉庫收發貨區、財務部、銷售部及經理辦公室等經營場所進行細致檢查;

      2、對快遞信封、保險柜、文件柜依法依程序進行檢查,收集涉及規范的證據;

      3、對經營場所電腦QQ、微信對話及系統貯存的各種證據進行取證;

      4、對企業營業場所、倉庫的錄像進行取證;

      5、對空調系統運行、報警及記錄進行取證;

      6、對質量管理部及負責人場所進行檢查;

      7、對經營場所面積、樓上樓下觀察是否有私設倉庫。

      b
      檢查關鍵要點2:
      現場藥品抽查樣品

      1、對特殊管理藥品進行取樣核查;

      2、對退貨藥品進行取樣核查;

      3、對冷鏈藥品進行取樣核查;

      4、對違反常理或可疑藥品取樣進行核查;

      5、對含毒性成分的中藥飲片和中藥材取樣核查;

      6、對控銷、進口抗腫瘤、心血管、血糖類藥品取樣;

      7、對違反先進先出及采購近效期的藥品取樣核查;

      8、對購銷發票數據最大的藥品進行核查。

      c
      檢查關鍵要點3:
      賬務記賬憑證的核查

      1、購進與銷售金額的平衡核查;

      2、企業倉庫規模與銷售數量的平衡核查;

      3、對預付款或應收款白條的核查;

      4、對采購數量特別大或發票金額特別大藥品的核查;

      5、對銷售到個體診所、藥店是否開具發票;

      6、對特殊管理藥品銷售是否現金交易;

      7、重點核查現金交易,企業名稱、資金流向是否一致;

      8、對集團企業開辦的藥品批發重點查進出項發票異常情況,對中藥材收購發票進行針對性核查,購銷流向真實性。

      d
      檢查關鍵要點4:
      詢問筆錄

      1、對藥品經營企業購銷、管理人員詢問筆錄,發現違規線索;

      2、堅持從低層往高層,倉管、財務再到質量、銷售、經理詢問原則;

      3、注重詢問策略和技巧,聊天、引導和壓迫相結合;

      4、單獨、分開原則,避免串口供;

      5、詢問筆錄可交當地藥監部門完成;

      6、抓住一條線,一直往前追,避免多點出擊。

       

      4
      檢查要點:直接查找
      現場違規行為(批發)

      檢查倉庫區內各種可疑行為:

      1、是否經營假劣藥品;

      2、是否分裝、加工中藥飲片;

      3、是否設置非核準倉庫;

      4、庫房溫濕度、控制空調系統溫濕度、報警系統是否正常;

      5、對退貨區的藥品及退貨操作進行檢查;

      6、對特殊藥品進行重點檢查;

      7、對倉庫區內的票據、運輸單據進行收集;

      8、對庫房面積、經營規模、存貨及倉庫管理情況等進行初步評估。

       

      5
      檢查要點:直接查找
      現場違規行為(零售)

      檢查藥店及周邊內各種可疑行為:

      1、是否經營假劣藥品,特別是柜臺底下、工作間內藥品;

      2、是否分裝、加工中藥飲片行為;

      3、是否設置非核準倉庫;

      4、藥店內冰箱溫濕度、空調系統溫濕度是否正常;

      5、對退貨藥品及退貨記錄進行檢查;

      6、對特殊、拆零藥品進行重點檢查;

      7、對藥店的各種票據進行收集;

      8、對藥店經營規模、存貨及倉庫管理情況等進行初步評估。

      6
      從哪些地方發現問題?

      從企業成本核算入手,成本最高的地方往往是違法違規。

      從企業生產經營規模與實際能力比較。

      從企業文化入手,企業核心價值觀是什么?

      從企業從業者入手,員工的能力、執行力等反映是否規范。

      從企業經營誠信體系入手,誠信是企業之本。

      從企業經營合作對象入手,上下游聯動核查。

      依靠電子監管、網絡媒體等查找企業關聯信息。




      現場檢查中常見的問題及成因



      質量管理體系不完善。

      目前企業的質量管理文件系統普遍存在著一個問題企業制定文件中的規定與實際情況不相符。文件中制度、職責、操作規程不夠具體關鍵性的內容缺失使得文件缺乏可操作性從而導致企業無法準確把握文件的關鍵內容各崗位人員職責不清日常質量管理工作未按規定程序完成

       

      人員素質有待提高,部分企業對從業人員的管理不重視。

      一是對人員資質不重視,相當一部分企業的從業人員大多數是高中學歷,人員素質起點較低。

      二是人員培訓和繼續教育不重視,企業未定期開展內部培訓,人員上崗培訓走過場。尤其是對新增計算機系統的操作培訓、冷藏冷鏈設備的應急培訓存在較大的欠缺。缺陷項目的統計表明,有一半以上的企業的人員培訓不到位。

      三是關鍵專業人員未在職在崗。部分企業的質量負責人及質量管理人員經常缺勤或兼職,甚至掛靠,未對企業進行質量管理指導和員工培訓,未組織開展質量管理活動,導致質量管理體系形同虛設。

       

      硬件配備欠缺。

      一些企業質量管理意識不強,把藥品存儲區、作業區和辦公區等混合在一起,倉庫的地面、墻面不光潔、不平整,門禁系統缺失,庫房門窗結構不嚴密,避光通風設施不足,防蟲、防鼠、防火設備老舊,經營中藥材不配備中藥標本室、養護室等。

       

      尤其是新修訂GSP要求較高的設施設備,如溫濕度調控及自動監測設備、冷藏冷鏈設施設備、計算機等等,企業或因出于節約成本考慮或因對新修訂GSP設施設備要求認識不到位,導致這類硬件設備無法滿足經營的需要,無法達到新修訂GSP的要求。而且很多企業對所使用的設施設備未定期進行檢查、維修、養護,沒有操作記錄或記錄不完善,設施設備檔案內容不齊全。

       

      過程控制不健全。

      新修訂GSP要求企業的整個業務流程都能用計算機系統控制。然而很多企業的計算機系統仍存在這樣那樣的問題,如權限設置的不合理、基礎數據庫的不完善、部分功能模塊的缺失、操作人員的不熟練等等。在藥品的購進與驗收環節,部分企業未編制藥品購進計劃,或編制的藥品購進計劃不以藥品的質量為重要依據,也無質量管理機構人員參加;向供貨商購進藥品未與供貨商簽訂有效的購貨合同或質量保證協議;對進貨情況未按要求進行質量評審,藥品驗收未按要求抽取樣品;藥品的驗收未做到逐批開箱驗收或未按驗收規程要求進行驗收。

       

      在藥品的儲存與養護環節,部分企業未對驗收養護用器具定期進行檢定,發現可疑藥品未及時鎖定;藥品儲存不按分類要求集中堆放;在庫藥品未定期進行檢查和養護,或未建立藥品的養護檔案;不匯總分析上報養護藥品質量信息等等。

       

      在藥品的出庫與運輸環節,部分企業不按“先產先出、近期先出、按批號發貨”原則進行發貨;藥品出庫復核記錄不按要求保存;藥品運輸未按藥品的要求來取相應的措施等等。在藥品銷售與售后服務環節,部分企業對售出藥品的不良反應情況未收集也不上報等。


      對于食品藥品的監管,國家下大力氣重錘整頓,經營企業應有切身感受。檢查形式由過去的周期性、合規性的認證檢查,上升為現在的常態化飛行檢查;檢查效果由過去的認證檢查的通過率,上升為現在的飛行檢查的淘汰率。目的就是要做到源頭嚴防、過程嚴管、風險嚴控,消除藥品安全質量風險,凈化市場,確保人民群眾用藥安全。


      未來,食品藥品的監管力度不會削弱而是會增強。對于那些質量安全風險較大、商業誠信度較低的企業,尤其該引起重視,與其由飛檢倒逼合規,不如一開始就從自身做起。在日常生產經營過程中,企業要堅持表單及時記錄,生產、檢測按照相關規定執行。做好自檢,提前發現問題,整改問題,在應對飛檢時盡可能地減少問題。以最嚴瑾的態度對待生產、銷售的每一個環節。


      安全無小事,質量大于天,在質量安全面前,任何企業都不要心存僥幸,只有合規經營才是王道!

      信息來源:湖南藥品流通

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